Questo post inizierà con una confessione: io sono pessima col multitasking. Non è bello sentirlo dire da una freelance che lavora di media su quattro-cinque progetti in contemporanea, ma è la triste verità. Io sono il tipo di persona che si sveglia di buon’ora, apre il file Word per una nuova traduzione, “imburra la teglia”, inizia a digitare sulla tastiera e a fine giornata si ritrova con ventisei finestre di Chrome aperte, quattro chat di Facebook avviate, otto canzoni di Micheal Jackson cantate con la spazzola in mano e il video davanti, una conoscenza impeccabile – ancorché inutile – dell’alimentazione ideale dei quokka, il foglio bianco che lancia bagliori nello studio ormai immerso nelle tenebre e l’inevitabile domanda: cosa è successo alla mia giornata?

È forse per questa ragione che di frequente cedo alle lusinghe di quel tipo di articoli motivazionali di cui la rete abbonda (negli anni mi sono lasciata convincere a “risolvere ogni problema non appena si presenta”, “fare qualunque cosa per almeno due minuti”, “aspettare di aver finito un lavoro prima di iniziarne un altro”, in una girandola schizofrenica di perdite di tempo e contraddizioni insanabili) nella speranza di diventare una di quelle donne che si svegliano, si vestono, si truccano, vanno avanti come un carro armato dalle sette di mattina alle dieci di sera lavorando senza sosta e poi crollano sul materasso per dormire il sonno dei giusti.

Qualche giorno fa mi sono imbattuta proprio in uno di questi “metodi infallibili per aumentare concentrazione ed efficienza” e ho deciso di fare un tentativo, se non altro perché a quanto pare c’è un intero mondo di invasati (no, entusiasti) che senza questo sistema non riesce nemmeno più a lavarsi i capelli. Il metodo in questione si chiama pomodoro technique (o metodo pomodoro in italiano), è stato inventato negli anni ’80 e all’apparenza è di una semplicità disarmante.

Cos’è e come funziona?

Il metodo pomodoro, come dicevamo, è abbastanza intuitivo. Funziona all’incirca così:

  • Prendete un timer da cucina (quello dell’inventore del sistema, italiano, era a forma di pomodoro, da cui il nome).
  • Programmatelo per suonare dopo 25 minuti.
  • Per quel lasso di tempo (un “pomodoro”, in gergo tecnico) concentratevi su un unico compito, evitando qualunque distrazione.
  • Concedetevi cinque-dieci minuti di pausa, allontanandovi fisicamente dal lavoro che state svolgendo.
  • Iniziate con un altro ciclo, proseguendo il compito di prima o iniziandone un altro, ma comunque dedicandogli tutto il tempo del pomodoro in corso.
  • Dopo quattro pomodori fate una pausa più lunga, di circa 30 minuti, poi ripartite.

Ovviamente la tecnica (illustrata in un libricino gratuito scaricabile qui di ben 47 pagine e in un video promozionale che è un capolavoro di marketing) è stata negli anni raffinata e ridefinita. Ma grosso modo è tutto qui.

Perché il metodo pomodoro ha avuto tanto successo?

Il web brulica di sette pro-pomodoro, di vlog, articoli, grafici e diagrammi a torta che spiegano in dettaglio perché il sistema è geniale, sebbene non si possa certo dire originalissimo. Credo che in buona sostanza il metodo piaccia così tanto perché, così com’è strutturato e a differenza di altri simili, risulta semplice e personalizzabile. E perché in fondo è vero: pensare al compito che ci aspetta nella sua interezza ci snerva. Dicendo a noi stessi: “intanto mi concentro per questi 25 minuti, poi vediamo” ed evitando le perdite di tempo anche solo per quei pochi minuti, diventiamo davvero più produttivi. Senza contare che, se usate davvero un timer da cucina, già sentire il tic-tac del vostro “pomodoro” che scivola via vi invoglia a non perdere tempo. Certo, gli americani aggiungono a questo l’infinito stupore che riservano a ogni cosa che li affascini anche solo un minimo, ed ecco spiegati i tutorial (tutorial? Sul serio? Non è così complicato) che ci illustrano come caricare un timer.

Operazione pomodoro

Facile ed efficace, cosa chiedere di più? Incoraggiata da un’attenta ricerca effettuata sui 339.000 risultati ottenuti su Google digitando “pomodoro technique” (ricerca svolta in un momento in cui avrei dovuto piuttosto chiudere un file InDesign da consegnare il giorno dopo) (vabbè) ho dato quindi il via all’operazione 48 ore pomodoro.

Per i due giorni in questione, a essere onesta, ha continuato a tornarmi in mente la scena di About a boy di Nick Hornby, avete presente? Quella in cui Will racconta come si riempie la giornata di un lazzarone nullafacente senza lavoro né legami. Guardare alle ore che abbiamo davanti tutte insieme, dice il saggio Will, può intimidire: per questo è necessario dividere il tempo in unità di trenta minuti, in modo che la giornata si riempia magicamente di cose da fare. (“The important thing in island living is to be your own activities director”, dice Hugh Grant nel film tratto dal romanzo preparandosi un espresso brodoso e orrendo: ovviamente mi ricordo i dettagli perché sono andata a cercare il video della scena su Youtube invece di iniziare l’esperimento, quindi non venitemi a dire che il metodo pomodoro non mi serviva.)

Terminata però con successo (e solo un paio di ricadute su video di gattini) l’operazione 48 ore pomodoro, ecco le mie conclusioni:

Tre pro

  • Se si riesce a trovare il proprio ritmo e a eliminare il superfluo il sistema funziona piuttosto bene: una delle cose più utili per me è stato il “magazzino delle attività” ovvero un foglio su cui segnare tutte le auto-interruzioni a cui saremmo tentati di rispondere. In soldoni: quando, mentre completavo un pomodoro, sentivo l’insopprimibile bisogno di vedere le facce che si squagliano nel video di Black Hole Sun, invece di aprire Youtube come avrei fatto di solito segnavo sul foglio “facce squagliate Soundgarden”. Rimandavo semplicemente la cosa, cioè, e tornavo a lavorare sicura che presto avrei avuto la mia ricompensa. (A titolo informativo: il principio vale anche se l’interruzione deriva dal pensiero di cose serie tipo “rispondere alla mail urgentissima del capo”, non solo per le voglie stupide di video grunge).
  • Durante le pause (rigidamente regolate anch’esse) l’ideale è allontanarsi fisicamente dal luogo di lavoro e dedicarsi ad altro: è incredibile quante cose si riescano a fare quando non si deve stare alla scrivania. E poi avere solo pochi minuti di break fa venir voglia di tornare al lavoro e vi permette davvero di limitare gli sprechi di tempo: se sapete che dopo nove minuti verrete interrotti difficilmente inizierete a guardare una puntata di Criminal Minds (ahimè). Potreste però riuscire a chiamare vostra madre e scoprire che sta facendo le melanzane alla parmigiana anche per voi, preparare un caffè e berlo in balcone, mettere le mutande nell’asciugatrice, aggiustarvi le sopracciglia, e se siete molto rapidi anche sfilettare il pesce per la cena: fantastico, no?
  • Utilizzare i pomodori come unità di misura temporale aiuta a quantificare con precisione le ore necessarie per un dato compito; se so che ogni giorno ho tradotto per tre pomodori e dopo un mese il libro di tot pagine è finito, posso calcolare con esattezza quanto tempo ho impiegato a tradurlo. Molto utile per chi lavora spesso su prodotti simili tra loro o ha tariffe calcolate a ore. E funziona bene anche se non siete bravi ad organizzarvi: se sapete di dover gestire quattro progetti diversi durante la settimana e il vostro orario di lavoro si aggira di media sulle 6-8 ore, potreste decidere di dividere la giornata in nove pomodori, dedicandone due a ciascun progetto e uno a mail, telefonate eccetera.

Tre contro

  • Il metodo originale è inutilmente complicato e nazista. La geniale idea del timer da cucina è stata pervertita da tabelle da compilare, feedback da scrivere, report da studiare, e una serie di altre regole tediosissime che non sto qui a dirvi (a parte una: se un pomodoro viene interrotto non conta, cioè dovete ricominciarlo da capo. Capite la follia? Il gatto vi sale sul tavolo e voi vi beccate altri 25 minuti di purga). Se doveste provare a seguire il sistema alla lettera, ci sono buone probabilità di trasformarvi in un serial killer entro poche settimane.
  • Alla lunga dover rispondere a un aggeggio che squilla a intervalli regolari diventa snervante: vi ritroverete ad alzarvi pavlovianamente dalla sedia anche se a suonare è il citofono del vicino e a programmare pure la lunghezza della pipì. Un consiglio: usate il cellulare come timer e cambiate canzone ogni tanto, o al sessantesimo squillo della giornata vi verrà voglia di lanciare il timer (o voi stessi) fuori dalla finestra.
  • Se vi attenete al metodo senza sgarrare, ricordate questo: tutto ciò che nella vostra giornata non è pomodorato non esiste. Ogni attività che non sia stata dettagliatamente pianificata finirà sull’orizzonte degli eventi del buco nero del “nonlofaròmai”. Il vostro cervello si riprogrammerà per rispondere solo agli stimoli attesi (quindi squillo, pausa, squillo): per l’imprevisto non ci sarà più spazio.

Tre suggerimenti

  • Non fatevi ingannare dalla baldanza tutta statunitense dell’evoluzione del metodo: quella storia dei 25 minuti vs 5 vs 45 è una balla. Trovate invece il vostro ritmo, adattate il sistema alle vostre esigenze, sperimentate, allungate o accorciate i tempi. Ad esempio io ho scoperto che il mio ritmo ideale prevede (banalmente, direi, gli esperti lo consigliano da anni) pomodori di 45-50 minuti e pause di 10-15, con cicli di 4 pomodori a cui segue una pausa più lunga, diciamo di un’ora. Cominciando così al mattino, queste modifiche mi permettono di far coincidere l’interruzione più lunga con la pausa pranzo e la Signora in giallo, con mia grande felicità e con buona pace dei pomodorari standard.
  • Fatela semplice: dovete adattare il sistema a voi, ma anche renderlo più essenziale e snello. Solo un sociopatico ad alto funzionamento, come dicevamo prima, riuscirebbe a star dietro a tutte le verifiche, i fogli preparatori, le attività non previste (N) di cui tener traccia secondo il metodo originale. Molto meglio aggrapparsi a poche semplici regole: trovate il ritmo, settate il timer, appuntate le distrazioni rimandandole a dopo, fate pausa e chiedete delle melanzane a mammà. Altro non vi serve.
  • Ultimo consiglio, forse il più importante di tutti: rileggete About a boy, è un libro pazzesco, scritto da un Hornby ancora in stato di grazia. Visto che lo stato di grazia è morto da un po’, magari per il prossimo gli consigliamo di usare anche lui il metodo pomodoro, che dite?

Credits: La foto del post è di Robert Müller ed è protetta da licenza Creative Commons.

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