Tra due giorni, il 24 settembre, mia figlia Alice compie sette anni. E per l’occasione, non faccio per dire, le sto organizzando il party del secolo, roba da far impallidire gli MTV Music Awards. Ora dovete sapere che per diversi anni, subito dopo essermi trasferita a Torino, mi sono occupata di organizzazione eventi, in un’agenzia di comunicazione che sta alle PR in ambito culturale più o meno come il corpo dei Marines sta alle Giovani Marmotte. E vedete, la verità secondo me è che se sei – o sei stato – un event planner lo resti per sempre, che si tratti del compleanno di tua figlia, appunto, o del super convegno mondiale. Prendetela come una sorta di deformazione professionale, una specie di mutazione del cervello (ok, partire da un’impostazione ossessivo-compulsiva alla Sheldon Cooper sicuramente aiuta, ne convengo) analoga a quella che colpisce, non so, gli ex militari di carriera. Da una parte sei costantemente afflitto da una sorta di coazione alla programmazione e alla risoluzione dei problemi, dall’altra la gente in qualche modo lo fiuta: forse è per questo che l’ultima volta che ho fatto da interprete a un laboratorio di illustrazione mi sono ritrovata senza neanche accorgermene a negoziare con lo staff della fiera circa una sovrapposizione di richieste dello stesso proiettore nella nostra sala e in un’altra contemporaneamente.

Tornando a noi, comunque, alla festa di Alice dell’anno scorso, in base alla famigerata regola non scritta di tutti gli uffici stampa che è quella dell’1 a 10 – è molto semplice, per ogni giornalista che speri di accreditare ne inviti dieci, in modo da garantirti una presenza minima accettabile – c’erano 47 ragazzini, se non ci credete potete chiedere a Barbara che ha preparato muffin alla Nutella per TUTTI.  Stavolta, in virtù di altre due trovate geniali, anch’esse mutuate dall’organizzazione eventi – festa nei locali della scuola dopo l’uscita (ottimizzazione degli spazi) nello stesso giorno e orario in cui è stata convocata la prima riunione dei genitori (ottimizzazione dei tempi) –  i bambini preaccreditati (chiamiamoli così) sono 56 (contenta, Barbs? A ‘sto giro ti toccano i brownies).

Improbabili parallelismi a parte, un fatto resta e non credo dipenda in tutto e per tutto dal mio avere al posto del cervello un diagramma di Gantt: l’organizzazione di un evento – di qualsiasi evento – è un iter fatto in gran parte di automatismi e procedure sempre identiche a se stesse. Ci pensavo l’altro giorno mentre compravo i palloncini all’Auchan. Ti lascia il segno come gli ospedali psichiatrici sui pazzi di Criminal Minds, che infatti se ci fate caso vengono sistematicamente riconosciuti dal modo maniacale in cui rifanno i letti (“Guarda com’è rimboccato il lenzuolo! Garcia, controlla subito le dimissioni dai manicomi della zona!”), per cui inizi a reagire agli stimoli in modalità pavloviana, a prescindere che si tratti dell’onomastico del nonno o del summit internazionale.

Vi dirò: di base – ed è questo il motivo per cui fondamentalmente ve ne parlo – anche la giornata lavorativa di noi freelance è in sé e per sé un evento. Replicabile all’infinito, imponderabile, a tratti noioso e diluito, altre volte frenetico e al cardiopalma, ma pur sempre un evento, che come tale ha bisogno di una scaletta e di metodo. Once an event planner, always an event planner, ve lo ribadisco. Lasciate che vi faccia qualche esempio.

  1. Nelle check-list c’è la risposta a ogni domanda
    Da quando alla conferenza stampa di presentazione del Festival della Scienza 2007 ho dimenticato il lucchetto per il portatile e sono stata costretta a trascinarmi il trolley dell’ufficio per tutto il CERN di Ginevra (visita al laboratorio con l’elmetto inclusa), io senza preventiva check-list di tutto quello che potrebbe servirmi (suddivisa per aree tematiche) non mi muovo neanche per un weekend a Borghetto Santo Spirito. 
  1. Verba volant, scripta manent, ovvero “carta canta”
    Tengo traccia “fisicamente” di qualsiasi cosa da quando, al primo evento che ho seguito – un festival della modica durata di quindici giorni per un totale di circa 600 eventi tra conferenze, laboratori, workshop ecc. – ho vinto il terrificante incarico di “responsabile delle variazioni di programma”. In quell’occasione la mia collega “senior” Claudia mi ha insegnato che a prescindere da tutti i promemoria di Google Calendar, le mail stellinate e le sveglie al collo che ti puoi impostare, evidenziatori e pennarelloni Uniposca sono gli unici che non ti tradiscono mai. Del resto lo sostiene anche il mio personale guru Seth Godin: “on paper, it’s a lot easier to find the real truth”. Perciò, nella tutt’altro che peregrina ipotesi che io venga un giorno rapita dagli alieni, cercate pure la mia Smemo: contiene istruzioni e numeri utili per salvare il mondo nell’arco dei prossimi dodici mesi.
  1. La supervisione è un’arte (e il saper delegare una scienza esatta)
    Ogni evento, anche il più banale, è il prodotto di un’azione di squadra. Tutti devono avere un compito preciso. So che per un freelance che il più delle volte lavora da solo può sembrare un principio difficilmente applicabile, ma non è così. Prendetela come un esercizio alla Fight Club, un “sapersi coordinare con se stessi”. È una questione di focus sui dettagli. I passaggi più ovvi sono in genere quelli a cui prestare più attenzione perché rischiano di essere tralasciati e poi gestiti in emergenza. Come quella volta a Udine che Robert Cailliau, il tizio che ha inventato il World Wide Web insieme a Tim Berners Lee, pascolava allo stato brado in fiera dopo il suo intervento perché nessuno ne aveva predisposto il rientro in hotel. Alla fine l’ho riaccompagnato io, e prima l’ho portato in paninoteca. Da quel pomeriggio assurdo ho ricavato però un cimelio ultrariservato, che tutt’oggi qui a casa custodiamo gelosamente: un dvd su cui il buon Robert mi ha caricato dei siti che aveva fatto lui con foto dei suoi viaggi e filmati, ipertesti con diecimila strati diversi che puoi linkare ovunque, insomma cazzeggi di programmazione nel tempo libero di quello che il Web l’ha inventato. E quando ci siamo salutati mi ha detto “So let me know what your husband – che è un web designer, ndr – thinks about it”. Cioè.
  1. Condivide et impera (specie tra i fornitori)
    Più persone sanno come andrà una certa faccenda, più è probabile che le cose vadano in quel modo. Un aspetto da non sottovalutare è il timing dell’allestimento. Molto spesso si tende a confondere l’inizio di un evento con l’orario in cui i preparativi devono essere conclusi. Errore madornale: non puoi spacchettare pizzette e patatine e gonfiare palloncini con 50 bambini che corrono e urlano intorno. Così come non puoi allestire un banco per gli accrediti con 30 giornalisti che sgomitano per registrarsi il prima possibile e andare a piazzare il cameraman (il grado di molestia è più o meno analogo).
  1. Ordine is the King (non si butta via niente)
    Questa è una cosa che da quando ci conosciamo desta la più profonda ammirazione in Barbara, per quanto in verità sia il tratto che più evidentemente riflette in me una vena maniacale. Io archivio tutto, tengo traccia di tutto, in ordine cronologico, il mio Google Drive è una costellazione di scatole cinesi di cartelle e sottocartelle. Tengo anche ciò che è superato, anche ciò che per qualche motivo è stato scartato. Mi è rimasto da quando preparavo le cartelle stampa, in cui i comunicati di revisione in revisione, di approvazione in approvazione arrivavano anche alla ventesima versione prima dello status definitivo.
  1. La perfezione non è di questo mondo (e Murphy ci vede benissimo)
    Il che non vuol dire sentirsi legittimati all’approssimazione, ma comunque essere consapevoli che per quanto si possa aver lavorato bene e pianificato tutto nei minimi dettagli, potrebbe ugualmente esserci sfuggito qualcosa o potrebbe verificarsi un qualcosa di imponderabile che fa deragliare i piani. Tipo perdere il cambio e non arrivare in tempo alla conferenza perché hai pensato bene di fare una scappata in bagno e sei rimasta chiusa tre quarti d’ora nella toilette della stazione di Trieste (true story, un’esperienza tra le più agghiaccianti che abbia mai fatto in vita mia). O tipo, come nel caso specifico, ritrovarsi a meno di 48 ore dal grande party la festeggiata senza voce, col naso che cola come una fontana e l’occhio pallato da febbrone incipiente.

Del resto – è questa è la bonus track – se c’è una cosa più di ogni altra l’organizzazione eventi mi ha insegnato, è che c’è sempre una soluzione (anche quando non sembra). C’è sempre, proprio come in Criminal Minds, una donna delle pulizie che dopo 45 minuti sente le tue urla e viene a liberarti. E c’è sempre una boccia di Nurofen Bambini alla Fragola in cui sperare.

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